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Die Organisations-FAQ

Inhalt

  1. dtr- und #weltenhaus-Treffen
  2. Organisatoren
  3. Unterkunft
    1. Allgemeines
    2. Suchen und Finden
  4. Terminwahl
  5. Information
    1. Ankündigung in dtr und #weltenhaus
    2. Webseite zum Anmelden und Informieren
    3. E-Mails an die Teilnehmer
    4. Am Treffen
  6. Verpflegung während des Treffens
    1. Restaurants
    2. Grillen und andere Highlights
    3. Selbstversorgung
  7. Programm
  8. Handyliste
  9. Fotos und Partylog
  10. Abrechnung
  11. Nach dem Treffen

1. dtr- und #weltenhaus-Treffen

«Es kamen rund 45 Dauergäste plus einige Tagesgäste nach Dornach, das Partybudget betrug etwa 2300 Euro. Insgesamt wurden rund 480 Brötchen zum Frühstück gemampft, 100 Joghurts vernascht und 200 Liter Mineralwasser sowie Säfte getrunken. 70 Rollen Klopapier wanderten in die Kanalisation, verkocht wurden etwa 5 kg Nudeln, 25 Liter Milch, 3 kg Zucker und 2 kg Salz. Und am Grillabend wurden etwa 150 Würste gebraten, 100 Kartoffeln geschwärzt und 50 Maiskolben abgeknabbert. Und die 5 kg Mövenpick-Eis waren innerhalb von zehn Minuten verschwunden. Das Party-Shuttle hat mit Abhol- und Einkaufsfahrten rund 800 km zurückgelegt.» Patrick Rudin nach dem Treffen in Basel 2001

So oder so ähnlich kann ein dtr- und #weltenhaus-Treffen aussehen. Es ist mit einigem Arbeitsaufwand verbunden, die Organisation macht daneben aber auch Spass. Um Dir die Organisation eines dtr-Treffens zu erleichtern, haben wir in dieser FAQ unsere Erfahrungen aufgeschrieben. Ein grosser Teil hat sich im Laufe der verschiedenen Treffen als praktisch herausgestellt, andere Ideen und Vorschläge sind relativ neu dazugekommen. Was Du davon genauso machst und was anders, oder ob Du Dir etwas ganz neues ausdenkst, bleibt natürlich Dir überlassen, jedes Treffen ist schliesslich genauso individuell wie die Menschen in dtr. Wir hoffen aber, dass Dir diese FAQ eine Hilfe bei der Organisation ist. Und wenn Du Fragen oder Ergänzungen hast, kannst Du Dich einfach über die Kontaktseite bei uns melden :).

2. Organisatoren

Grundsätzlich kann jeder dtr'ler ein dtr- und #weltenhaus-Treffen organisieren, egal ob sie oder er in dtr nur liest oder auch schreibt, schon lange dabei ist oder erst seit kurzem. Vorhanden sein sollte Spass an der Organisation, ein wenig Zeit, sowie Lust darauf, den Rahmen für ein Treffen zu schaffen, auf dem man alte und neue dtr'ler persönlich kennenlernen kann und auf dem miteinander geplaudert, geknuddelt und gelacht wird. Das #weltenhaus ist übrigens die Parallelwelt von dtr im IRC, und bei den dtr-Treffen mit dabei (umgekehrt gilt das allerdings nicht automatisch).

Wenn Du willst, kannst Du Dir Mitorganisatoren suchen, das macht vieles einfacher. Bisher waren zum Beispiel meistens zwei oder drei Leute an der Organisation eines Treffens beteiligt. Bei zu vielen Organisatoren gibt es auf der anderen Seite auch schnell mal Chaos. Wenn Du ein Treffen organisieren, dabei aber nicht auf Dich alleine gestellt sein willst, dann lohnt sich die Frage in die Runde, wer aus der Umgebung mitmachen würde - häufig braucht es nur jemanden für den ersten Anstoss, andere helfen dann gerne mit.

3. Unterkunft

3.1 Allgemeines

Es gibt einige Punkte, die sich in den letzten Jahren als sinnvoll fuer die Wahl der Unterkunft herausgestellt haben.

Die Unterkunft sollte einigermassen flexibel in Bezug auf die Teilnehmerzahl sein - es gibt viele Leute, die sich erst kurz vorher entscheiden zu kommen, oder dann doch nicht erscheinen. Um die Teilnehmerzahl trotzdem einigermassen abschätzen zu können, ist ein Blick auf die Teilnehmerlisten der letzten dtr-Treffen und #weltenhaus-Treffen meistens gut als Grundlage geeignet, ebenso bietet sich eine Umfrage an. Eine feste Anmeldung Monate vor dem Treffen erleichtert Dir zwar die Organisation, nimmt dem Treffen aber einiges von der Spontaneität, die ein wichtiger Bestandteil der Treffen ist. Ausserdem schreckt man damit möglicherweise einige Leute ab, die nicht so weit im voraus fest planen können oder wollen.

Alternativen zu vorhandenen Schlafräumen, wie Hotels in der Nähe und die Möglichkeit zu zelten, wären gut. Nicht jeder mag Massenschlaflager, einige haben gerne etwas mehr Komfort, andere wollen lieber so wenig wie möglich bezahlen oder etwas mehr Ruhe für sich haben. Ausserdem hast Du so Ausweichmöglichkeiten, wenn Deine Teilnehmerzahlschätzung weit überschritten wird. Eine genaue Verteilung der vorhandenen Schlafräume musst Du nicht unbedingt machen, Du solltest Dich aber vorher zum Beispiel danach erkundigen, ob jemand nicht mit Personen des anderen Geschlechts das Zimmer teilen möchte, ob jemand sehr laut schnarcht oder ähnliches, und dann entsprechend Zimmer einplanen.

Die Anreise sollte mit öffentlichen Verkehrsmitteln möglich sein, viele Teilnehmer reisen mit dem Zug oder mit dem Flugzeug an. Für das letzte Stück zur Unterkunft lässt sich ein Shuttle-Service einplanen, der dann in der Organisation berücksichtigt werden muss. Ein Auto, das Dir während des Treffens nicht nur für Shuttle-, sondern auch für Einkaufsfahrten zur Verfügung steht, ist praktisch. Falls Du kein eigenes hast, kannst Du Dir zum Beispiel ein Mietauto nehmen und die Kosten dafür in den Teilnehmerbeitrag einrechnen, oder einen der Teilnehmer als Chauffeur anheuern. Einige Teilnehmer reisen ohnehin mit eigenem Auto an, mit etwas vorausschauender Planung lassen sich diese gut für solche Shuttle- und Einkaufsfahren einplanen.

Platz zum gemütlichen Treffen und Plaudern ist wichtig, vor allem im Sommer nicht nur drinnen, sondern auch draussen. Ob das Treffen dann mitten in der Stadt oder draussen auf dem Land stattfindet, bleibt ganz Dir überlassen. In der Stadt ist ein Rahmenprogramm einfacher zu finden, dafür gibt es Ablenkungen und die Wahrscheinlichkeit ist recht hoch, dass sich die Teilnehmer sehr verstreuen und sich die Gruppe seltener zusammenfindet. Auf dem Land ist die Anreise unter Umständen schwieriger und es gibt weniger Möglichkeiten für ein Rahmenprogramm, dafür sind die Teilnehmer unter sich und es gibt mehr Möglichkeiten zum gemeinsamen Zusammensitzen.

In der Unterkunft ist es sehr angenehm, wenn wir unter uns sein können, ohne weitere Gruppen, die Trubel verbreiten oder nach denen wir uns richten müssen. Daher sind Jugendherbergen und ähnliches eher nicht so geeignet.

Eine eigene Küche ist praktisch, auch wenn sonst in Restaurants gegessen wird, sei es nun für das gemeinsame zweite Frühstück oder das abendliche Teekochen. Sofern nicht während des Treffens alles selbergekocht werden soll, braucht es in der Umgebung oder in der Unterkunft selber Möglichkeiten, Essen zu gehen.

Und natürlich: Die Unterkunft sollte nicht zu teuer sein. Eventuell lässt sich eine teurere Unterkunft durch ein Spendenkonto oder billige Alternative zur Unterkunft auffangen, trotzdem macht eine Nobelherberge keinen Sinn, weil schon die Anreise für viele aufgrund der Entfernungen recht teuer ist.

3.2 Suchen und Finden

Möglicherweise wohnen in Deiner Umgebung genug andere dtr'ler, so dass Du alle Teilnehmer privat unterbringen kannst. Um solche dtr'ler zu finden, kannst Du am einfachsten direkt in dtr nachfragen, oder einen Blick in alte Teilnehmerlisten werfen sowie Dich bei denjenigen erkundigen, die schon lange in dtr dabei sind.

Falls das nicht der Fall ist, wirst Du Dich auf die Suche nach einer externen Unterkunft machen müssen. Das wichtigste dabei ist, rechtzeitig mit der Suche nach einer Unterkunft zu beginnen, denn insbesondere begehrte Termine wie Feiertagswochenenden sind häufig schon lange vorher ausgebucht.

Inzwischen gibt es im Internet sowohl Seiten, auf denen einzelne Häuser vorgestellt werden, als auch Übersichtsseiten und Datenbanken für eine Unterkunftssuche. Solche Seiten findest Du mit einer Suchmaschine, wenn Du zum Beispiel nach "Gruppenunterkunft", "Gruppenunterkünfte", "Pfadiheim", "Selbstversorgerhaus" und ähnlichem suchst, eventuell mit Angabe der Region, die in Frage kommt. Beispiele für solche Übersichtsseiten sind:

Ausserdem geben die Tourist-Informationen häufig Unterkunftslisten heraus und helfen bei der Suche nach Gruppenunterkünften in der entsprechenden Region. Du kannst Du Dich natürlich auch einfach im Bekanntenkreis umhören.

Wenn Du so eine Unterkunft gefunden hast und die auch am von Dir ausgesuchten Termin frei ist, vergiss nicht, Dir einen Mietvertrag oder zumindest eine Bestätigung geben zu lassen. Viele Vermieter wollen dann auch gleich eine Anzahlung, plan die rechtzeitig ein (die Abrechnung mit den Teilnehmern erfolgt in der Regel erst vor Ort) und erkundige Dich, was Du davon wiederbekommst, wenn das Treffen doch nicht stattfindet. Ausserdem ist es wichtig zu wissen, ab wann die Teilnehmer anreisen können, bis wann alle abgereist und das Haus wieder zurückgegeben werden muss, und erkundige Dich nach sonstigen Bedingungen, wie zum Beispiel ob Getränke vom Haus abgenommen werden müssen, was von den Teilnehmern mitgebracht werden muss (Bettwäsche, Schlafsack, Handtücher,...), und was für die Unterkunft organisiert werden muss (Toilettenpapier, Seife, Reinigungsmittel,...).

4. Terminwahl

Einen geeigneten Termin zu finden, ist gar nicht so einfach. Es wird sich nur sehr schwer ein Termin finden lassen, an dem alle Zeit haben, daher solltest Du zwar bei der Auswahl auf andere Rücksicht nehmen, den Termin letztendlich aber einfach festlegen - sonst wird immer wieder verschoben und es gibt gar kein Treffen.

Wichtig für die Auswahl des Termines ist vor allem die Dauer - kleine Treffen können einfach so an einem Wochenende stattfinden, für grössere Treffen über drei bis vier Tage bieten sich zum Beispiel die Feiertagswochenenden an, oder, falls gerade besonders viele Studenten in dtr unterwegs sind, ein Termin in den Semesterferien. Ungünstig sind allgemeine Ferienzeiten, weil dort viele mögliche Teilnehmer unterwegs sind. Auch die Jahreszeit beziehungsweise das erhoffte Wetter kannst Du bei der Terminwahl berücksichtigen.

Die Terminwahl ist natürlich auch abhängig von der Verfügbarkeit der Unterkunft. Ein grober Zeitraum oder mehrere mögliche Termine sind ganz gut, um erst mal abzuklären, welcher Termin überhaupt realisierbar ist.

Gleichzeitig solltest Du Dich umhören, ob schon jemand anderes ein Treffen plant (als festen Termin gibt zum Beispiel in der Adventszeit das #weltenhaus-Adventstreffen). Wenn Du Dir eh schon sicher bist, dass Du das nächste Treffen organisieren willst, kannst Du schon auf dem Treffen davor oder in dtr entsprechende Gerüchte verbreiten. Kündige aber bitte nur dann ein Treffen an, wenn Du es wirklich organisieren willst - ansonsten hälst Du möglicherweise andere dtr'ler von einer Organisation ab und verhindest, dass überhaupt ein Treffen stattfindet.

Bei der Terminwahl solltest Du einplanen, dass einige gerne am Tag vorher schon anreisen möchten, um zum Beispiel ein Feiertagswochenende richtig auszunutzen. Sowohl die Anreise als auch die Abreise finden über den ganzen ersten/letzten Tag verteilt statt, das muss gegebenenfalls rechtzeitig mit dem Vermieter abgeklärt und fürs Essen eingeplant werden. Der letzte Tag endet meistens mit einem ausgiebigem Frühstück, trotzdem zieht sich auch hier die Abreise länger hin und es muss Zeit zum Zusammepacken ebenso eingerechnet werden wie gegebenfalls Möglichkeiten für die Spätabreiser, ihr Gepäck unterzustellen. Am Schluss sollten noch genug Helfer zum Aufräumen und Saubermachen da sein - und es wäre nett, wenn Du mit denen zur Belohnung und zum Ausklang des Treffens noch ein Eis oder Pfannkuchen oder ähnliches essen gehst.

Und vergiss nicht, vor dem Treffen gegebenenfalls rechtzeitig Urlaub zu beantragen, damit Du selber am Treffen teilnehmen kannst und genug Zeit für die direkte Vor- und Nachbereitung hast :).

5. Information

5.1 Ankündigung in dtr und #weltenhaus

Um alle über das geplante Treffen zu informieren, sind Ankündigungen direkt in dtr und sowie auf der #weltenhaus-Mailingliste notwendig. Wenn Du keinen Zugriff auf die Mailingliste hast, kannst Du Dich dafür über die Kontaktseite an uns wenden.

Der zeitliche Ablauf der Ankündigungen kann dann zum Beispiel so aussehen:

Neben diesen Ankündigungen per Posting und Mailingliste sollte auch das #weltenhaus-Topic immer mal wieder entsprechend gesetzt werden. Wenn Du nicht im IRC aktiv bist, kannst Du Dich dafür über die Kontaktseite an uns wenden.

5.2 Webseite zum Anmelden und Informieren

Damit sich die Teilnehmer anmelden und neugierig die Teilnehmerliste studieren können, und damit es einen Platz für alle Informationen rund um das Treffen gibt, sollte es eine Webseite für das Treffen geben. Einfach gestaltete Seiten tun es dabei problemlos, Du kannst Dich aber natürlich auch gestalterisch austoben. Achte nur bitte darauf, dass die Seiten für jeden zugänglich sind, und verzichte dabei nach Möglichkeit auf JavaScript-Spielereien, Frames und ähnliches. Beispiele für so eine Seite findest Du auf den dtr-Partyseiten und den #weltenhaus-Partyseiten.

Die Seiten kannst Du dann auf Deinem eigenen Server parken. In diesem Fall solltest Du eine kurze E-Mail mit der URL über die Kontaktseite an uns schicken, damit wir einen entsprechenden Link auf die dtr/weltenhaus-Seiten setzen können. Du kannst die Seiten aber auch gleich unterhalb von http://www.d-t-r.net/ beziehungsweise http://www.weltenhaus.net/ parken - spätestens nach dem Treffen wäre es eh gut, die Seiten zum Archivieren zu uns verlagern. Wende Dich für die Zugangsdaten an Stefan+Usenet@Froehlich.Priv.at.

Falls Du die Seite nicht selber bauen kannst oder willst, kannst Du andere Teilnehmer darum bitten, oder Dich bei uns nach jemandem über die Kontaktseite erkundigen. Für das Anmeldeformular und die Teilnehmerliste hat sich Stefans Teilnehmerskript sehr bewährt - um das zu nutzen, kannst Du Dich einfach direkt an Stefan+Usenet@Froehlich.Priv.at wenden.

Auf der Webseite sollte dann zu finden sein:

5.3 E-Mails an die Teilnehmer

Neben der öffentlichen Ankündigung gibt es Informationen, die nur für die Teilnehmer gedacht sind. Ebenso wie die Ankündigungen in dtr und #weltenhaus sowie der Webseite tragen auch diese E-Mails zur Vorfreude der Teilnehmer bei, vernachlässige sie also bitte nicht.

Für die E-Mails an die Teilnehmer kannst Du Dir aus den Angaben bei der Anmeldung eine lokale Mailingliste einrichten. Alternativ lässt sich das Teilnehmerskript auch gleich als Mailverteiler verwenden, wende Dich dafür einfach direkt an Stefan+Usenet@Froehlich.Priv.at.

Der Zeitablauf der allgemeinen E-Mails kann zum Beispiel so aussehen:

Vergiss dabei nicht, bereits geschickte E-Mails jeweils auch an später angemeldete Teilnehmer weiterzuleiten. Und zusätzlich zu den allgemeinen E-Mails werden während der ganzen Zeit Teilnehmer mit Fragen auf Dich zukommen, plan also etwas Zeit für die Beantwortung ein.

5.4 Am Treffen

Während des Treffens solltest Du erreichbar sein, sowohl in echt als auch per Handy, um Fragen zu beantworten und über Programmpunkte zu informieren.

Wenn Du die Handyliste ausgedruckt bereitliegen hast, ist es praktisch, ebenso wie Fahrpläne und einen Stadtplan griffbereit zu haben. Du kannst zusätzlich an die Teilnehmer Informationspakete verteilen, die dann zum Bespiel enthalten:

6. Verpflegung während des Treffens

6.1 Restaurants

Sofern Du nicht vorhast, während des Treffens selber zu kochen und in dem Fall, dass die Unterkunft keine Mahlzeiten anbietet, wirst Du Restaurants mindestens für die Abendessen suchen müssen. Das Restaurant sollte sowohl beim Essen als auch bei den Getränken bezahlbar sein, einen grossen Tisch oder eine Ecke für uns alleine haben, und auch den Vegetariern etwas zu Essen anbieten. Ob es eine freie Auswahl aus der Speisekarte, ein Buffet oder eine kleine Auswahl aus mehreren, vorher festgelegten Gerichten gibt, spielt dabei keine Rolle.

Die Erfahrungen mit solchen Restaurants sehen allerdings bisher eher negativ aus - die wenigsten Restaurants konnten mit so einer Gruppe wie unserer vernünftig umgehen. Leider kennen wir keine Geheimtips, um ein geeignetes Restaurant zuverlässig zu erkennen oder ungeeignete auszuschliessen, selbst vorheriges Probe-Essen hat nicht zu einer brauchbaren Einschätzung geführt. Ab besten ist es, wenn Du das Restaurant bereits von einem Besuch mit einer grösseren Gruppe her kennst, oder Dir welche entsprechend empfehlen lassen kannst. Häufig sind kleine Restaurants ausserhalb besser auf Gruppen eingestellt, während Restaurants mitten in der Stadt eher gruppenfeindlich sind.

Die Gefahr, dass sich die Gruppe auch bei einem noch so gemütlichen Restaurant nach dem Essen verläuft und in der Stadt verteilt, ist recht gross. Um dem vorzubeugen, kannst Du das Restaurant so wählen, dass direkt im Anschluss der Umzug zum Beispiel auf eine Wiese unter Sternenhimmel möglich ist (Kerzen und Decken gegebenenfalls rechtzeitig organisieren), oder andere Möglichkeiten zum gemeinsamen Zusammensitzen vorhanden und bekannt sind.

Auch bei einem restaurantlastigen Treffen ist eine eigene Küche übrigens sehr praktisch - sei es nun für morgendliche gemeinsame zweite Frühstück oder das abendliche Teekochen. Und auch für das abendliche Zusammensitzen braucht es Getränke und Knabberzeugs.

6.2 Grillen

Traditionell bietet sich Grillen für den letzte Abend bei schönem Wetter an. Grillmöglichkeiten gibt es zum Beispiel in Parks oder Ausflugsgebieten. Eventuell müssen diese vorher reserviert werden, erkundige Dich rechtzeitig danach. Besonders praktisch ist es natürlich, wenn es bei der Unterkunft einen eigenen Grillplatz hat. Die Einkäufe müssen natürlich auch organisiert werden, entweder kaufst Du mit Hilfe anderer Teilnehmer für alle ein, oder jeder bringt sich das gewünschte Grillgut mit. Ersteres ist einfacher und billiger, bei letzterem entfällt das Problem der Mengenschätzung, dafür wird es für die einzelnen Teilnehmer aufwendiger und es muss eine Kühlmöglichkeit organisiert werden.

Ansonsten gibt es genug andere Möglichkeiten für "kulinarische Highlights", bei denen Du Deiner Phantasie freien Lauf lassen kannst - im Winter würden sich zum Beispiel Feuerzangenbowle und Bratäpfel anbieten.

6.3 Selbstversorgung

Selbstversorgung während des Treffens bedeutet mehr Arbeit, es ist die Mithilfe der Teilnehmer beim Kochen, Abwaschen, Aufräumen notwendig, aber auch mehr Spass (Flirten in der Küche :), Unabhängigkeit und Gemütlichkeit. Wer das nicht selber organisieren kann oder will, kann die anderen Teilnehmer nach einem freiwilligen Koch fragen. Ebenso kannst Du Dich vorher erkundigen, wer etwas Selbstgemachtes wie Kuchen mitbringen will, und ob jemand vor Ort mitkochen möchte, oder vielleicht das Essen durch seine Spezialität wie zum Beispiel einen leckeren Nachtisch ergänzen möchte.

Häufig gibt es in der Region einen Lieferservice für Getränke und Frischprodukte, der kann Dir viel Arbeit abnehmen. Erkundige Dich beim Vermieter der Unterkunft danach, meistens wird er entsprechende Adressen haben. Umso besser ist ein solcher Lieferservice, wenn er die Möglichkeit anbietet, nicht verbrauchtes zurückzunehmen.

Du solltest vorher abklären, was vor Ort vorhanden ist, und eventuell Arbeitsmittel mitbringen. Wichtig ist es dann noch, vorher die Teilnehmer nach Vegetariern sowie Lebensmittelallergien zu fragen. Es ist aber auch generell am einfachsten, möglichst so kochen, das Alternativen vorhanden sind (zum Beispiel verschiedene Suppen, verschiedene Sossen zu Nudeln und so weiter), um den unterschiedlichen Wünschen entgegen zu kommen. Zudem sind die Riesentöpfe in den Selbstversorger-Küchen zwar sehr verlockend, aber unpraktisch, weil der Inhalt ewig braucht, bis er kocht, und niemand so schwere Töpfe heben kann. Mit den besser geeigneten mittelgrossen Töpfen lassen sich dann die unterschiedlichen Varianten gut realisieren.

Praktisch ist es, einen Teil des gekochten Essens gleich für Resteverwertung einzuplanen - zum Beispiel Nudeln am nächsten Tag für Nudelsalat zu nehmen. Und wer die ausgedruckten oder kopierten Rezepte des jeweiligen Tages einfach an die Wand klebt, hat sie immer im Blick und befriedigt damit gleich neugierige Nachfragen, was es denn zu Essen gibt :).

Für zwischendurch solltest Du auch etwas einplanen, wie Joghurt, belegte Brote, Obst und ähnliches, und die Mahlzeiten lassen sich oft durch Salate und Brot gut ergänzen. Und vergiss beim Einkaufen die Preise für die schnellsten Umfragebeantworter nicht :). Ob Du bei den Getränken neben Wein, Saft und Limo auch Alkoholisches zur Verfügung stellst, bleibt Dir überlassen. Es gab sowohl schon Organisatoren, die etwas Bier und Wein eingekauft haben, als auch welche, die darauf verzichtet und die Versorgung mit Wein und ähnlichem den Teilnehmern selber überlassen haben. Generell wird auf dtr-Treffen zwar gerne ein wenig Alkohl getrunken, aber nicht in Unmengen.

Eine wichtige Regel haben wir noch eingeführt, um zum Kochen zu motivieren und die Köche zu entlasten: Wer kocht, muss nicht abwaschen. Damit trotzdem abgewaschen wird, gab es auf unserem Treffen einen Abwaschbeauftragten, dieser hat dann, wenn die Berge sich getürmt haben, genügend Leute zum Helfen zusammengesammelt.

Was auf den bisherigen Treffen gekocht wurde, findest Du auf den dtr-Rezeptseiten und den #weltenhaus-Rezeptseiten. Falls Du Rezepte suchst, wirst Du auch dafür im Netz fündig. Gruppentaugliche Rezpte gibt es zum Beispiel auf Webseiten wie http://www.scoutnet.de/rezepte/. Und auch in der Newsgroup de.rec.mampf hilft man Dir bei Fragen sicher gerne weiter. Zudem gibt es viele Kochbücher rund um das Kochen für Gruppen, darunter zum Beispiel:

7. Programm

Das Treffen sollte nicht zu sehr verplant sein, damit genug Zeit zum Plaudern, Spazieren und Zusammensitzen bleibt. Trotzdem ist ein kleines Rahmenprogramm sinnvoll, damit Langeweile gar nicht erst aufkommt. Ausserdem solltest Du im Programm erwähnen, ab wann die Teilnehmer anreisen können, wo die jeweiligen Treffpunkte zum Beispiel für Restaurantbesuche sind und bis wann das Treffen gehen wird.

Am Beginn des Treffens sollte jemand in der Unterkunft oder am Bahnhof sein, um über den Nachtmittag oder Abend hinweg anreisende Teilnehmer in Empfang zu nehmen. Am Abend oder am nächsten Tag bietet sich dann eine Stadtführung an. Weitere Möglichkeiten sowohl für Einzelaktivitäten als auch für die Gruppe in der Umgebung solltest Du erforschen und bekannt geben - wo kann man schön spazierengehen, wo ist eine Sauna oder ein Schwimmbad, was gibt es an interessanten Museen und so weiter.

Falls es regnen sollte, sind Spiele und Comics eine gute Beschäftigungsmöglichkeit. Und fürs gemütliche Zusammensitzen ist Musik (gegebenenfalls können Teilnehmer eine Anlage und CDs mitbringen) ebenso schön wie Kerzen und Tee, oder diverse Getränke und Knabberzeugs.

8. Handyliste

Damit wir uns auf dem dtr-Treffen wiederfinden, verlorengegangene Schäfchen eingesammelt und Shuttlefahrten organisiert werden können, ist eine Liste mit den Telefonnummern derjenigen, die ein Mobiltelefon dabeihaben werden, sehr praktisch. Die Liste sollte zwar für die Teilnehmer im Netz zu finden sein, aufgrund der heiklen Daten dann aber nirgendwo gelinkt und nach dem Treffen wieder gelöscht werden.

Bitte kurz vor dem Treffen darum, dass diejenigen, die ihre Telefonnummer auf der Liste haben wollen, Dir diese schicken, so dass Du die Handyliste rechtzeitig vor dem Treffen fertig hast. Die URL der Online-Variante kannst Du dann an die Teilnehmer schicken. Die aktuellste Version der Handyliste kannst Du dann noch mehrfach ausdrucken und am Treffen auslegen. Am einfachsten bekommst Du die Handynummern unmittelbar bei der Anmeldung, Du solltest diese dann aber keinesfalls auf der Teilnehmerliste veröffentlichen. Mit Stefans Teilnehmerskript gibt es diese Möglichkeit, für Details wende Dich am besten direkt per Mail an Stefan+Usenet@Froehlich.Priv.at. Falls Du die Teilnehmerliste manuell führst, kannst Du auch natürlich erst später nach den Telefonnummern fragen und diese ganz getrennt von den Anmeldungen halten.

9. Fotos und Partylog

Im Zeitalter der Digiknipsen und Schnellentwicklungen sind die Fotos so schnell fertig, dass Du Dir vorher überlegen solltest, wie es damit nach dem Treffen laufen soll. Sofern Du die Seiten auf den dtr/weltenhaus-Seiten archivieren möchtest, kannst Du Dich bei Stefan+Usenet@Froehlich.Priv.at nach den Daten für einen ftp-Zugang erkundigen. Falls Du die Bilder zunächst nur den Teilnehmern zugänglich machen willst, damit diese gegebenenfalls Bilder rausnehmen lassen können, die sie nicht im Netz haben wollen, überleg Dir einen geeigneten Zeitraum und bitte Stefan dann darum, die Foto-Seiten mit einem Passwort zu schützen. In so einem Fall setz dann bitte zusätzlich einen Hinweis auf die Webseiten, ab wann die Bilder auch für Nicht-Teilnehmer anschaubar sind.

Kurz vor oder nach dem Treffen solltest Du dann eine E-Mail an die Teilnehmer schicken, in der sich dann in etwa folgendes findet:

Für das Partylog braucht es dann während des Treffens einen Laptop sowie Schreibmaterial für unterwegs. Falls Du keinen Laptop zur Verfügung hast, frag die Teilnehmer, ob jemand eins mitbringen kann. Aus der getippten und der geschriebenen Version muss dann nach dem Treffen das Partylog für die Webseite zusammengebaut werden - auch dafür kannst Du jeweils um die Hilfe der Teilnehmer bitten, so nicht eh schon jemand die Arbeit von sich aus übernimmt. Die URL des Partylogs kannst Du dann nach dem Treffen in dtr posten.

10. Abrechnung

Am einfachsten läuft die Abrechnung, wenn Du vorher möglichst gut abschätzt, was Unterkunft plus Verpflegung kosten wird. Den ungefähren Betrag kannst Du den Teilnehmern dann so früh wie möglich bekannt geben, damit sich die Teilnehmer darauf einstellen können. Während des Treffens rechnest Du dann nach und gehst dann mit Hilfe der Teilnehmerliste abrechnen - Tagesgäste oder Kurzbesucher entsprechend berücksichtigt.

Falls es fixe Kosten gibt oder Du das Geld für die Buchung nicht vorstrecken kannst, kannst Du Dir den Teilnehmerbeitrag auch vorher überweisen lassen. Bitte in so einem Fall rechtzeitig darum, damit Du die Geldeingänge vor dem Treffen kontrollieren kannst. Dabei können aber Probleme mit Auslandsüberweisungen und Wechselkursen auftreten, und kurzfristige Zu- und Absagen machen diese Variante aufwendiger. Wenn Du so eine Methode wählst, sollte es zumindest als Alternative noch die Möglichkeit geben, direkt vor Ort bei Dir in bar zu zahlen.

Falls Geld übrig bleiben sollte, gibst Du es am besten an den Organisator des nächsten Treffens weiter, oder erkundigst Dich sonst bei den Teilnehmern, ob Du Restbeträge zurücküberweisen sollst.

11. Nach dem Treffen

Was bleibt nach dem Treffen? Zunächst das grosse Aufräumen. Dabei helfen Dir gerne andere Teilnehmer, Du musst das also nicht alleine übernehmen. Sprich dafür rechtzeitig einige darauf an, damit nicht auf einmal alle verschwunden sind. Dann noch mit dem Vermieter bei der Schlüsselrückgabe ein wenig zu plaudern, kann nicht schaden, vielleicht wollen wir ja noch mal wiederkommen :).

Beim Aufräumen kannst Du dann gleich die vergessenen Gegenstände einsammeln, und später eine Liste damit an die Teilnehmer mailen. Spätestens jetzt ist es dann an der Zeit für die Fotoinformation, das Partylog muss abgetippt und online gestellt, sowie die Fotoseiten eingelinkt werden. Ausserdem wäre es schön, wenn Du Tips und Verbesserungsvorschläge für diese FAQ zusammenschreiben und über die Kontaktseite an uns schicken würdest. Und dann ist es an der Zeit, sich zurückzulehnen und sich von dem gelungenen Treffen zu erholen :).

Bleibt nur noch die Frage: Wer organisiert wann das nächste Treffen? :)

Sybille Kahl und Stefan Fröhlich · Geschrieben im September 2002
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